Крупный производитель строительных материалов с широкой производственной сетью и распределённой структурой бизнеса.

У клиента был большой поток типовых документов для работы с контрагентами, внутренними подразделениями и финансовым блоком. При этом процессы оставались разрозненными:

• электронные документы и подписанные файлы хранились в разных источниках;
• поиск, проверка и повторное использование документов были неудобными и трудозатратными;
• высокая нагрузка на внутренние команды замедляла операционные процессы.часть документов формировалась вручную;
• данные приходилось собирать из разных внутренних систем;
• сотрудники тратили много времени на подготовку типовых комплектов документов.

В результате компания теряла время на рутинные операции и не имела единой удобной среды для работы с документами.

Мы разработали единый цифровой контур для работы с документами, который объединил сервис шаблонизации и архив электронного документооборота.

В рамках решения:

• разработали веб-сервис для автоматического формирования типовых комплектов документов;
• реализовали шаблонизацию документов на основе пользовательских данных и заданных сценариев;
• подключили внешние источники данных для автоматического обогащения информации;
• интегрировали сервис с внутренними ИТ-системами клиента;
• создали единое пространство для хранения и просмотра электронных документов;
• централизовали доступ к архиву и упростили работу сотрудников с подписанными файлами;

Отдельное внимание уделили UX/UI-дизайну, поскольку система использовалась в ежедневной работе большим количеством сотрудников:

• продумали понятные пользовательские сценарии;
• сократили количество ручных действий;
• сделали интерфейс удобным для быстрого поиска, формирования и проверки документов;
• упростили взаимодействие с системой без долгого обучения пользователей. 

‍